1. Phạm vi áp dụng và Đơn vị chịu trách nhiệm
Chính sách này quy định việc xử lý dữ liệu cá nhân trên website chính thức https://myjoytravel.vn/ và trong quá trình giao dịch các dịch vụ lữ hành, bao gồm: dịch vụ tour du lịch, tư vấn visa, vé máy bay, vận chuyển, hướng dẫn viên/phiên dịch viên, SIM/eSIM du lịch, dịch vụ mua hộ (order hàng) và hỗ trợ du lịch y tế tại Công ty TNHH Joy Travel (Mã số doanh nghiệp: 0110846677).
Công ty xác định vai trò xử lý dữ liệu theo hoạt động thực tế. Đối với dữ liệu do Công ty tự quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý, Công ty đóng vai trò là Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân. Việc hợp tác hoặc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba không làm giảm trừ trách nhiệm pháp lý của Công ty trong việc bảo vệ dữ liệu của khách hàng.
Địa chỉ đăng ký: B07 The Boutique, Số 458 phố Minh Khai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Đầu mối tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân:
- Email: outboundop@myjoytravel.vn
- Hotline: 0845 549 369
Công ty phân công nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân bằng văn bản nội bộ. Các kênh hotline và email công khai nêu trên phục vụ việc tiếp nhận phản hồi và giải quyết các yêu cầu của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.
2. Loại dữ liệu thu thập và Phương thức thu thập
a) Giai đoạn tư vấn và tiếp cận dịch vụ: Công ty thu thập các thông tin cơ bản gồm Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ email và Nội dung yêu cầu do khách hàng chủ động cung cấp qua biểu mẫu trực tuyến hoặc các kênh tư vấn chính thức.
b) Giai đoạn xác nhận và đăng ký dịch vụ: Để hoàn tất thủ tục đặt dịch vụ, Công ty thu thập các thông tin bắt buộc theo yêu cầu nghiệp vụ lữ hành, bao gồm: Ngày tháng năm sinh, Quốc tịch, Thông tin hộ chiếu, Lịch trình di chuyển, Danh sách hành khách đi kèm, Thông tin xuất hóa đơn tài chính và Chứng từ thanh toán tương ứng.
c) Dữ liệu đặc thù và Hồ sơ chuyên biệt: Đối với hồ sơ xin cấp visa, thông tin trẻ em, tình trạng sức khỏe hoặc các yêu cầu hỗ trợ đặc biệt (như chế độ ăn uống, lối đi riêng), Công ty chỉ tiếp nhận khi thực sự cần thiết cho việc thực hiện dịch vụ và dựa trên căn cứ xử lý hợp pháp.
Lưu ý an toàn: Khách hàng tuyệt đối không cung cấp mật khẩu cá nhân, mã xác thực OTP, thông tin đăng nhập tài khoản ngân hàng hoặc bản sao tài liệu không liên quan qua các biểu mẫu tư vấn công khai.
3. Mục đích và Căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu
Công ty xử lý dữ liệu cá nhân nhằm mục đích tư vấn, báo giá, xác nhận đơn hàng, giao kết và thực hiện hợp đồng, xử lý thanh toán, xuất hóa đơn, giao nhận chứng từ, hỗ trợ khách hàng và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý hiện hành.
Mỗi hoạt động xử lý đều dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng. Công ty không áp dụng hình thức chấp thuận chung cho mọi mục đích hoặc bên nhận dữ liệu. Trường hợp xử lý dựa trên sự đồng ý của khách hàng, Công ty sẽ cung cấp thông báo rõ ràng và lưu trữ bằng chứng xác thực trước khi thực hiện. Người đại diện đặt dịch vụ cho đoàn/nhóm không mặc nhiên có quyền đồng ý thay cho các thành viên khác nếu chưa được ủy quyền hợp pháp.
Các hoạt động tiếp thị, chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết hoặc việc sử dụng hình ảnh/video cho mục đích truyền thông được thực hiện dựa trên cơ chế lựa chọn tự nguyện (opt-in), không cài đặt sẵn lựa chọn và không phải là điều kiện bắt buộc để sử dụng dịch vụ. Khách hàng có quyền rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào qua các kênh liên hệ chính thức.
Việc xử lý dữ liệu của trẻ em cũng như công bố thông tin đời sống riêng tư/hình ảnh của trẻ em luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo vệ trẻ em và yêu cầu sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
4. Bên tiếp nhận và Chia sẻ dữ liệu
Chỉ nhân sự được phân công và có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu cần thiết cho công việc. Công ty có thể chia sẻ một phần dữ liệu tối thiểu và cần thiết cho các bên đối tác cung ứng dịch vụ, bao gồm: hãng vận chuyển, cơ sở lưu trú, nhà cung cấp tour/phương tiện, hướng dẫn viên, đơn vị bảo hiểm du lịch, cơ quan đại diện ngoại giao/tiếp nhận hồ sơ visa và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.
Đối với dịch vụ order hàng và SIM/eSIM, dữ liệu chỉ được chia sẻ phục vụ mục đích cung ứng, giao nhận và kích hoạt. Đối với dịch vụ hỗ trợ du lịch y tế, Công ty sẽ thông báo rõ danh tính cơ sở y tế tiếp nhận trước khi chuyển giao hồ sơ.
Thỏa thuận xử lý dữ liệu giữa Công ty và các đối tác cam kết rõ ràng về vai trò, phạm vi xử lý, bảo mật thông tin, ứng phó sự cố và nghĩa vụ khi kết thúc hợp đồng. Hướng dẫn viên và lái xe chỉ nhận thông tin liên lạc và yêu cầu hỗ trợ cần thiết để phục vụ đoàn, không được tiếp cận bản chụp hoặc số hộ chiếu toàn đoàn nếu không có nhu cầu nghiệp vụ cụ thể.
Cam kết: Công ty TNHH Joy Travel tuyệt đối không bán, cho thuê hoặc kinh doanh dữ liệu cá nhân của khách hàng dưới bất kỳ hình thức nào.
5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài và Xử lý dữ liệu nhạy cảm
a) Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Do đặc thù của dịch vụ du lịch quốc tế và tư vấn visa, dữ liệu cá nhân có thể được chuyển cho các đối tác tiếp nhận tại nước ngoài. Trước khi chuyển giao, Công ty xác định rõ bên nhận, quốc gia tiếp nhận, mục đích, loại dữ liệu và căn cứ pháp lý, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo và tuân thủ quy định pháp luật về chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
b) Xử lý dữ liệu sức khỏe và du lịch y tế: Thông tin sức khỏe và hồ sơ bệnh án chỉ được thu thập cho các dịch vụ hỗ trợ du lịch thẩm mỹ/khám chữa bệnh đã thỏa thuận. Trước khi chuyển hồ sơ cho cơ sở y tế nước ngoài, Công ty thông báo cụ thể tên cơ sở, quốc gia, loại dữ liệu, thời hạn lưu trữ và ghi nhận sự đồng ý của khách hàng. Công ty không sử dụng hình ảnh trước/sau điều trị hoặc hồ sơ y tế cho mục đích quảng cáo khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản riêng biệt.
6. Thời hạn lưu trữ dữ liệu
- Thông tin dịch vụ tour chung: Lưu trữ tối đa 12 tháng kể từ khi kết thúc chương trình tour, trừ trường hợp cần duy trì phục vụ nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp.
- Bản chụp giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu/CCCD): Xóa bỏ trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc tour hoặc sau khi hoàn tất thủ tục visa tương ứng.
- Thông tin sức khỏe và yêu cầu đặc biệt: Xóa bỏ trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc tour, trừ khi cần lưu trữ phục vụ hồ sơ bảo hiểm hoặc xử lý sự cố.
Chứng từ kế toán và hóa đơn: Lưu trữ theo thời hạn bắt buộc của pháp luật về kế toán và thuế.
Dữ liệu giao cho đối tác hoặc hướng dẫn viên được thu hồi/xóa ngay khi hoàn thành nhiệm vụ. Tất cả hệ thống sao lưu dữ liệu đều áp dụng chu kỳ tự động xóa theo quy định nội bộ.
7. Quyền của Chủ thể dữ liệu và Quy trình tiếp nhận yêu cầu
Khách hàng có đầy đủ các quyền theo quy định pháp luật đối với dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm quyền xem, chỉnh sửa, yêu cầu cung cấp, xóa, rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu.
Các yêu cầu hợp lệ gửi đến email outboundop@myjoytravel.vn hoặc hotline 0845 549 369 sẽ được xác minh và xử lý. Thời gian phản hồi tiêu chuẩn cho các thủ tục hợp lệ là trong vòng 02 ngày làm việc.
Trường hợp có căn cứ pháp lý để chưa thể thực hiện trọn vẹn yêu cầu (như nghĩa vụ lưu trữ chứng từ thuế), Công ty sẽ thông báo rõ lý do và phạm vi dữ liệu tiếp tục lưu giữ. Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu đã thực hiện trước đó.
8. Biện pháp an toàn thông tin và Xử lý sự cố
Công ty áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm: phân quyền truy cập nghiêm ngặt, quản lý tài khoản xác thực đa yếu tố (MFA), mã hóa kênh truyền, bảo vệ hệ thống sao lưu và quản lý an toàn hồ sơ giấy.
Khi phát hiện sự cố an toàn dữ liệu, Công ty sẽ lập tức triển khai các biện pháp ngăn chặn, giảm thiểu thiệt hại, tiến hành điều tra và thực hiện nghĩa vụ thông báo tới cơ quan quản lý nhà nước cũng như chủ thể dữ liệu theo đúng thời hạn pháp luật quy định.
9. Cookie và Công nghệ theo dõi của Bên thứ ba
Website sử dụng Cookie cần thiết để đảm bảo vận hành kỹ thuật. Các công cụ phân tích hoặc quảng cáo của bên thứ ba (như Google Analytics, Meta Pixel) chỉ được kích hoạt khi có sự đồng ý của người dùng thông qua biểu mẫu cài đặt cookie trên website. Khách hàng có thể chủ động quản lý hoặc từ chối cookie qua cài đặt trình duyệt web.
10. Điều khoản thi hành và Cập nhật
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày ban hành chính thức. Mọi thay đổi, bổ sung sẽ được công bố công khai trên website https://myjoytravel.vn/. Việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi các cập nhật được công bố đồng nghĩa với việc khách hàng đã ghi nhận và hiểu rõ các nội dung chỉnh sửa.
